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采购、维修及基建工程内控管理制度 (2018年试行草案)

采购、维修及基建工程内控管理制度
2018年试行草案)
    为加强学校后勤管理,保障采购、维修、基建等工程能以合理之价格购进适质、适量的设备、仪器、书刊、水电及基建材料等物品,建立采购、维修及基建环节的内部控制系统,特制订本制度。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    
1、适用范围
     本制度之适用范围,包括教育园区内采购、维修及基建工程等从立项、招标、合同、采购及(工程)实施、验收、报销整个流程。包括但不限于施工类、设计勘察类、营销类、财务投融类、装修类、消防类、检测检验类、前期开发报建类、行政类、租赁类、物业管理类等。
2、内控管理机构
2.1内控管理部门
内控管理部门由经办部门、采购处、物管处(含水电工程及基建工程)、资产处(验收、核库存及领用)、集团成本控制中心、财务处、法务专员(资质预审、合同会审)组成。
2.2内控管理小组
内控管理小组由经办部门(采购处或物管处)负责人、资产处负责人(核实是否有库存,确认是调配、维修还是采购,以及采购物品的验收)、集团成本控制中心(核价,采购或工程方案建议),后勤分管领导、财务处负责人组成;
单个项目估算价在20万元人民币以下的,由内控管理小组审批(达到5万以上均需走合同审批流程);
2.3内控管理委员会
内控管理委员会由内控管理小组及学校管理层组成,学校管理层包含:财务总监、分管校领导、校长、副总或总经理等,重大项目或专业性较强的项目视情况外聘专家。
单个项目(合同)估算价在20万元人民币以上,200万元人民币以内的合同,由内控管理委员会决策审议,报校长、副董事长核准;
单个合同估算价在200万元人民币以上的由内控管理委员会决策审议,视实际情况由副董事长决定是否需报董事长或董事会核准;
单个合同估算价在1000万人民币以上的由内控管理委员会决策审议,报董事会核准。
3、管理流程(详见附件一)
根据项目金额及性质,分四级审批流程:简易程序、立项审批程序、立项及合同审批程序、立项招标及合同审批程序。
3.1简易程序:
适用简易程序的项目包括:
1、年度预算内且总额5000元以下消耗品(教学、办公、文印、食品、活动用品、维修材料等)或维修工程等;
2、紧急维修或抢修工程,先抢修,后补办相关手续;
3、年度预算内且总额3万以下的经常性采购(相对固定价格的特约供应商长期采购);
特约供应商长期报价采购:凡经常使用、添置,且采购量和金额较大的物资材料,例如水电耗材、办公用品、油品等,采购部门应协同使用部门择定1-3家特约供应商,特约供应商的合同期为1-2年,特约供应商由内控管理小组遴选推荐,报法务专员(资质审查、合同),相关分管领导审批。 
4、年度预算内且已签年度合同约定了固定金额结算的项目(如绿化承包费、清洁及保卫等物业费、医疗承包、垃圾清运等项目)。
3.2立项审批程序
1、项目估算总额在5000~50000元之间的消耗品(教学、办公、文印、食品、活动用品、维修材料等)或维修及小型安装工程等;
2、非经常性项目(采购类≥3万,工程类≥1万),需先立项(或申请报告)后采购或实施 。
3.3立项及合同审批程序
1、项目估算总额在5~20万之间的项目;
2、特殊情况虽不达5万,但需双方通过合同约定的项目。
3.4立项招标及合同审批程序
1、单个项目估算价在20万元以上;
2、单价较高(≥5000元)的物品,且属批量采购(≥10);
3、年度合作类项目等,如特约供应商、外包服务等。
 
4部门职责
4.1采购处
1. 按制度归口管理各项请购、立项(含年度采购计划)、询价、采购或招投标工作。
2.汇总各部门年度采购计划,并按制度执行采购或招投标。
3.建立供应商资源库、建立经常性采购物品的价格资源库。
4.组织相关部门进行实地考察有意向的投标单位。
5.根据招标立项的批准文件,编制经济标招标文件。
6. 发起投标单位资质预审(法务专员关注是否符合法律规定,避免发生法律纠纷),向合格单位发放招标文件,收集招标答疑问题,组织相关部门进行解答。
7.接收投标资料,按要求时间组织开标及评标。
8. 组织并参与采购类合同会审工作(法务专员关注合同中违约条款的约定)。
9.进行采购及招投标资料的整理归档。
4.2物业管理处
1.发起水电或基建维修工程类项目的勘察、立项、估价、邀标或招标。
2.制定或汇总年度水电或基建维修工程类计划,每年4-6月制订,由分管校领导审批后,报财务处下达年度预算,大项建设应尽量在寒暑假期间实施完成。
3.根据招标立项的批准文件,落实技术标准,注明现场施工条件及工期要求等要素,包括施工组织设计、施工技术方案等,并负责发起招标文件,以及组织招标、评标等。
4. 发起投标单位资质预审,参与投标单位资格审查、实地考察,向合格单位发放招标文件,招标答疑及并对投标单位提出建议。
5. 组织并参与工程类合同会审,对拟签订的合同提出会审意见。
4.3资产处
1. 核实请购物品是否有库存,是否可调配,是否可维修再用还是建议重新采购。
2.参与年度教学仪器及实验室建设计划的审核、建议及验收入库。
3.登记实物资产验收领用出入库及台账,并定期盘点。
4.参与评估工作,以及关于教学条件(房产、土地及教学仪器设备)的数据的填报以及核查工作。
4. 参与水电或基建维修工程类项目的勘察、立项、核价、测量验收及实地考察,并对考察单位提出建议。        
5.根据立项招标文件,参与开标、评标。
6.负责办公用品、水电维修材料出入库及领用管理。
7.汇总复核各单位学期性或年度性添置或维修基建计划,每年12月中旬或5月底以前报分管校领导审核后,报财务处审批,年度计划还须报董事长或授权人审批。
4.4集团成本控制中心
1.参与各项目价格成本审查及方案建议。
2.参与立项审核及招标立项文件的审核、建议等。
3.参与建立及完善供应商资源库、经常性采购物品或经常性工程项目的价格资源库。
4.参与招标、开标、评标。
5.参与监督检查采购或工程执行情况。
4.5财务处
1.采购及基建维修工程年度计划及预算的审批、下达、控制。 
2.参与立项、招标、开标、评标、合同等文件审核或建议。
3.参与各经济类合同会审,关注财务、税务、债务等风险。
4. 负责收取投标单位缴纳的标书费、投标保证金、押金或质保金等,并开具收据;
5.配合经办部门退还投标保证金、押金或质保金。
6.参与大宗采购及较大工程项目验收(5万以上设备或工程),监督、审查流程规范、手续齐备,予以结算支付。
4.6法务部门(行政综合)
1.根据经办部门发起的投标单位资质预审,关注是否符合法律规定,避免发生法律纠纷。
2.各类合同条款的审查工作。
3.对于经常性的采购、工程或外包服务合同,提供范本合同模版。
5、年度计划
各经办部门于每年的4-6月提交下一学年度固定资产及教育仪器设备采购或各类维修建设工程计划,给分管校领导审批后报财务处进行汇总,并报董事长或授权人核准。年度计划经审批后,下发给各经办部门遵照执行。
6、招标管理
具体细则参照集团公司招标采购签约管理办法执行。超过20万元的项目由集团公司主导完成招标。
7、立项及审批流程
7.1.修订现行OA请购单模版及审批流程,增加集团公司成本审核环节。(详见附件三)
7.2.在OA审批流程增加立项审批表单(详见附件二)。
8、业务主导原则
8.1超过20万元的项目由集团公司主导完成招标。
8.2预算等级5-20万的项目,如果是学校常规采购或维修的项目,有相对固定合作方的,由学校后勤相关业务部门主导完成;如属非常规的项目,且单位价值较高,财务可根据实际情况建议由集团公司直接主导完成。
8.3预算等级≤5万元的,由学校后勤相关业务部门主导完成。
9、价格资源管理
9.1.建立供应商资源库,有过合作或经评定较优秀的供应商可列入较为固定的合作伙伴,同类型产品的供应商应保持2-3家以上,主管部门需对长期合作的供应商2-3年考核一次,如存在违约违规违法或被投诉属实的供应商应及时剔除或列入黑名单。
9.2.建立价格资源库,对经常性维修项目及采购的报价要建立价格资料信息库,原则上报价不高于库内信息价格,如有合理差异的浮动需说明原由相关部门认可。较大浮动或没有合理原由的上调价格,需由报成控部和财务部审批。
9.3、经办部门需对较多合作的供应商及施工方的资格资料建档备查。
10、资料存档
10.1、业务经办部门(采购处、物业管理处、资产处)的档案资料不得随意毁坏,必需整齐有条理地存放于固定位置。
10.2、年度采购计划、请购单保存3年及以上。
10.3、采购中心台账、供应商资料卡片至少保存5年。
10.4、业务合同正本交文管中心统一管理。
11、附则
本制度自发布之日起实施。
 
 
附件一:审批流程及职责
附件二:立项申请表及实施呈批表(登录数字广商OA)
附件三:请购申请单(登录数字广商OA)
附件四:大宗采购或工程项目呈批表
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